Bedrijfskleding kan een flinke kostenpost vormen binnen uw onderneming. Zeker wanneer u een groter personeelsbestand hebt kunnen de kosten flink oplopen. Regelmatig krijgen wij de vraag of bedrijfskleding aftrekbaar is bij de belasting. Om duidelijkheid te scheppen over deze kwestie geven wij in dit artikel uitleg over de belastingaftrekbaarheid van werk- en bedrijfskleding.
Wat valt onder bedrijfskleding?
Om te voorkomen dat alles aangemerkt wordt als bedrijfskleding heeft de belastingdienst een aantal voorwaarden opgesteld waaraan deze werkkleding moet voldoen.
Kleding is werkkleding als deze voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden:
- De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas.
- Op de kleding zitten één of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken van de werkgever, zoals een bedrijfslogo. Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. Deze oppervlakte berekent u met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.
- De werkkleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.
- De werkkleding is een uniform of overall. Als een groep werknemers dezelfde kleding draagt, die ook buiten de werkomgeving wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep, dan is die kleding een uniform. Bijvoorbeeld de werkkleding van politie, militairen en stewardessen. Een zwarte broek met blauwe blazer van een chauffeur is dus geen uniform. Als een kledingstuk onderdeel is van een uniform, dan is dat kledingstuk ook werkkleding. Hierbij maakt het niet uit of dit losse kledingstuk al dan niet wordt herkend als uniform en of het buiten het werk gedragen kan worden.
- U vergoedt, verstrekt of stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals het geval is bij veiligheidsschoenen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:
- U heeft een arbo-plan
- De werkkleding is nodig volgens dat arbo-plan.
- De bedrijfskleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen.
- De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
Bron: belastingdienst
Aftrekbaarheid 
Maar in hoeverre is de kleding nu daadwerkelijk aftrekbaar? Wanneer u volgens bovenstaande voorwaarden heeft vastgesteld dat de bedrijfskleding onder de categorie werkkleding valt kunt u de “gehele kosten” hiervan van uw belastbare winst af trekken. Dit betekent dat het deel van de winst waarover u belasting moet betalen afneemt en u na het betalen van winstbelasting meer geld overhoudt .
Als u de werkkleding onbelast ter beschikking mag stellen mag u ook de reinigingskosten belast vergoeden. Een vergoeding van deze reinigingskosten aan uw werknemer valt onder de vergoedingen voor intermediaire kosten.
Let op
Andere kleding die nodig is voor het werk, bijvoorbeeld een pak of een nette broek, valt helaas niet onder aftrekbare bedrijfskleding. Sinds 2001 is de wet gewijzigd en is dergelijke kleding geheel onbelastbaar geworden.
Borduren of bedrukken van uw bedrijfskleding
Functionele bedrijfskleding met uw logo erop geborduurd of bedrukt geeft een professionele uitstraling, is herkenbaar, representatief en draagt bij aan uw corporate identity. Zoals eerder in dit artikel vermeld, is werkkleding met een duidelijk zichtbaar beeldkenmerk (ofwel bedrijfslogo) tevens belasting-aftrekbaar indien deze beeldmerken samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk heeft. Unishore Workwear heeft jarenlange ervaring met het borduren en bedrukken van bedrijfskleding. Meer weten? Neem contact met ons op of vraag een offerte aan.
Meer informatie over borduren Meer informatie over bedrukken
Veelgestelde vragen
Wanneer is bedrijfskleding fiscaal aftrekbaar?
Bedrijfskleding is fiscaal aftrekbaar als deze uitsluitend tijdens het werk wordt gedragen en niet geschikt is voor privégebruik. Dit geldt bijvoorbeeld voor overalls, veiligheidskleding of kleding met een duidelijk zichtbaar logo van minimaal 70 cm². De aftrekbaarheid vervalt als de kleding ook buiten werktijd gedragen kan worden zonder zichtbaar kenmerk. De kosten moeten bovendien zakelijk verantwoord zijn en aantoonbaar worden gebruikt binnen de onderneming. Zorg dus voor een goede administratie en duidelijke facturen.
Is het verplicht om een logo op bedrijfskleding te plaatsen?
Het plaatsen van een logo op bedrijfskleding is niet wettelijk verplicht, maar wel belangrijk als je de kleding fiscaal wilt aftrekken. De Belastingdienst stelt als voorwaarde dat de kleding een duidelijk en permanent aangebracht bedrijfslogo heeft van minimaal 70 cm². Dit toont aan dat de kleding bestemd is voor werk en niet privé gedragen kan worden. Zonder logo is de kleding alleen aftrekbaar als het gaat om specifieke werkkleding zoals uniformen of beschermende kleding. Een goed zichtbaar logo helpt dus bij de fiscale onderbouwing.
Zijn persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) fiscaal aftrekbaar?
Ja, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) zijn volledig fiscaal aftrekbaar als ze noodzakelijk zijn voor het werk. Denk aan helmen, gehoorbescherming, veiligheidsschoenen en -brillen. De kosten hiervoor mogen als zakelijke kosten worden geboekt, mits je kunt aantonen dat ze uitsluitend voor de bedrijfsvoering worden gebruikt. Ook voor werknemers zijn verstrekte PBM’s vrijgesteld van loonbelasting. Het is belangrijk dat de middelen voldoen aan de wettelijke arbo-eisen.
Moet ik de kosten voor bedrijfskleding apart administreren?
Ja, het is verstandig om de kosten voor bedrijfskleding apart te administreren binnen je boekhouding. Zo kun je eenvoudig aantonen dat het om zakelijke uitgaven gaat, vooral wanneer je deze kosten fiscaal wilt aftrekken. Daarnaast is het overzichtelijk bij controle door de Belastingdienst. Vermeld duidelijk of de kleding voorzien is van een bedrijfslogo en of deze uitsluitend zakelijk wordt gedragen. Dit voorkomt discussie over privégebruik.
